Se antes uma administradora de condomínios controlava as demandas de caráter mais financeiro, como contas a pagar e folhas de pagamento, hoje já é possível encontrar serviços diferenciados e com foco, principalmente, na consultoria para síndicos profissionais.
Usando como exemplo a Administradora Nacional, primeira administradora da cidade do Rio de Janeiro com mais de 80 anos de experiência no mercado, o objetivo da gestão condominial é assegurar que os serviços sejam praticados com base na legislação e contrato impostos pela empresa.
Os serviços ofertados estão divididos em:
- Gestão Administrativa
- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão Financeira
- Assuntos Jurídicos
- Cobrança eficiente de inadimplentes
- APP
A Gestão Administrativa controla os recursos mais burocráticos de um condomínio ou empresa, como atendimento de fornecedores e organização documental. Aqui também organiza-se recursos financeiros, faz-se análise de problemas e possíveis soluções para os mesmos e se estabelece os procedimentos logísticos que devem ser feitos.
GESTÃO ADMINISTRATIVA PARA CONDOMÍNIOS DEVE OFERECER:
- Gerenciamento dos arquivos documentais;
- Controle do cadastro de proprietários;
- Atendimento (correio eletrônico/pessoal/telefônico) de condôminos e fornecedores, etc.;
- Disponibilização de banco de dados na INTERNET;
- Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo;
- Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio;
- Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo;
- Emissão e distribuição de cartas, notificações, circulares, editais de convocação, atas das assembléias gerais, etc.;
- Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas, quando convocados);
- Transcrição das atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
- Atendimento a fornecedores, por telefone ou em nossos escritórios, visando retirar dúvidas e/ou pagamentos;
- Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro;
- Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação);
- Acompanhamento da liquidação de sinistros.
15. Controle de concessionárias de água/esgotos, energia elétrica e de gás as quais são anexadas às pastas mensais de prestações de contas, que devem ser recebidas pelo condomínio, aprovadas pelo síndico e enviadas a administradora, via malote ou correio eletrônico;
16. Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes, coberturas, fachadas, etc);
17. Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes;
18. Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc.;
Na Gestão de Recursos Humanos, mais do que atender demandas burocráticas, é necessário garantir que a empresa contratante (neste caso, a administradora de condomínios) e os funcionários mantenham uma boa relação para que se tenha sucesso no gerenciamento.
GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PARA CONDOMÍNIOS DEVE OFERECER:
- Recrutamento de funcionários;
- Seleção de funcionários com pesquisa cadastral;
- Admissão e procedimentos de registro;
- Contrato de experiência;
- Atualização das fichas de registro dos funcionários;
- Atualização das carteiras profissionais;
- Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria;
- Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios;
- Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença;
- Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente;
- Formalização de advertências disciplinares;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho;
- Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle;
- Salário-família – controle/concessão;
- Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico;
- Elaboração da folha de pagamento;
- Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários;
- Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas;
- Elaboração da folha de pagamento do 13º salário;
E muito mais!
Na Gestão Financeira faz-se análises, captação e manutenção dos recursos econômicos do condomínio, e todo um controle do caixa. Em outras palavras, põe-se na balança tudo aquilo que gera mais gastos e retira-se os pontos que carecem de mais atenção. Aqui também se administra o pagamento de contas mais formais, gestão tributária e prestação das despesas por um determinado período.
GESTÃO DE RECURSO FINANCEIRO PARA CONDOMÍNIOS DEVE OFERECER:
- Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias;
- Elaboração do quadro de rateio das despesas;
- Emissão dos recibos/boletos bancários;
- Controle dos pagamentos das cotas condominiais – conferência das baixas relacionadas pelo Banco;
- Cobrança administrativa de devedores – via carta e/ou telefonemas;
- Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais;
- Contas a pagar – controle dos vencimentos das faturas e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos;
- Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on-line;
- Conciliação da conta bancária;
- Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF;
- Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL;
- Prestação de contas mensais – contas ordinárias, fundo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês;
Dentre outros!
Na parte que cabe aos Assuntos Jurídicos como o termo já sugere, é um conjunto de normas que está diretamente ligado aos valores da Constituição. Isto é, diretrizes que impendem ilegalidades dentro da gestão condominial.
ASSUNTOS JURÍDICOS PARA CONDOMÍNIOS DEVE OFERECER:
- Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios;
- Emissão de notificações extrajudiciais;
- Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio;
- Assessoria na elaboração de Regimentos Internos;
- Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc.;
- Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas;
- Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações;
- Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias;
- Acompanhamento das ações propostas em Juizados;
Ao escolher uma administradora de condomínios, é necessário ter cuidado e cautela. Comumente o primeiro contato é feito pelo síndico, o mesmo deve pesquisar, investigar e optar por qualidade e experiência de mercado.
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Até a próxima!