O porteiro é o cartão de visitas de um condomínio, já que ele é o primeiro profissional visto e pelo qual as pessoas do lado de fora são autorizadas ou não a entrar. A figura deve representar cordialidade, responsabilidade e educação.
Sua função é muito importante para manter a segurança do edifício, uma vez que ele recebe tanto as visitas dos moradores, como prestadores de serviços, encomendas e funcionários que trabalham na unidade.
Um bom porteiro não pode ser rude, pouco comunicativo, nem barrar qualquer visitante segundo suas próprias impressões, afinal depende dos moradores a passagem dessas pessoas e o porteiro executa apenas o que lhe é pedido.
É importante que o Síndico mantenha um diálogo aberto com o porteiro para estar a par da circulação de pessoas dentro do condomínio e que observe seu trabalho diário para garantir que o mesmo esteja sendo cumprido como determinado. É indispensável também avisar aos moradores o que podem ou não exigir do porteiro, para evitar o pedido de favores extras, desrespeitando a função do indivíduo e provocando constrangimentos. Lembre-se que porteiro que é porteiro precisa estar apenas em um lugar: a portaria.
Quais são as atribuições do porteiro?
O controle do acesso de visitantes envolve um conjunto de atribuições cuidadosas. Separamos algumas delas para que você Síndico, possa orientar o profissional de portaria do seu edifício da melhor maneira possível.
Mesmo que o visitante seja conhecido tanto pelos moradores do prédio, quanto pelo porteiro, sua subida ou entrada precisa ser previamente liberada por meio do interfone para a unidade indicada. O morador pode não liberar a entrada da pessoa naquele dia, ainda que seja familiar a todos e isso é um direito dele. Então, portaria alguma pode antecipar o fato de que qualquer indivíduo deve subir sem autorização. Em caso de dúvida sobre quem realmente é o visitante que informou o nome, o porteiro pode pedir que o morador venha até a portaria fazer a identificação visual por questões de segurança.
Ainda sobre segurança, como falamos anteriormente, o porteiro deve estar na portaria. A saída da sua guarita só deve ser realizada em caso de alguma necessidade do momento, mas não um afastamento prolongado, pois um prédio com uma guarita desprotegida chama a atenção de assaltantes. Caso uma visita se aproxime no momento que o porteiro não estiver em sua posição de trabalho, é imprescindível que ela aguarde até a sua chegada. Não se deve colaborar com a circulação livre de ninguém apenas sob o pretexto de que o porteiro não estava na guarita naquele momento.
Quando se tratar de encomendas com pacotes e cartas que necessitam de assinatura – entrega dos correios, por exemplo – o porteiro deve chamar o destinatário para recebê-los. Se não houver ninguém em casa, aí sim o porteiro é autorizado a receber e guardar a encomenda.
Se por acaso o pedido for de delivery de comida ou outros produtos rápidos, o profissional deve chamar no interfone o morador responsável pelo pedido e ele deverá descer para buscar pessoalmente. Não é seguro deixar entregadores subirem para realizarem entregas pessoais, pois muitas vezes bandidos se disfarçam de entregadores podendo abordar as vítimas na porta de suas residências.
Para que seja permitida a entrada de funcionários de serviços terceiros como TV a cabo, internet, entre outros, os moradores devem avisar o porteiro com antecedência para que ele já saiba se pode ou não liberar o acesso. Caso haja qualquer tipo de dúvida, o porteiro pode pedir ajuda ao zelador, ou ainda, ligar para a empresa responsável e informar o nome dos profissionais que estão se apresentado, a fim de confirmar a identidade e agendamento da visita técnica.
Se os profissionais forem da empresa de energia elétrica, de água ou gás, é possível entrar em contato também com a administradora do condomínio para confirmar se houve realmente pedido de manutenção para o edifício. Caso seja verdade, o porteiro precisa fazer um registro do nome completo e dados desta pessoa.
Se o edifício estiver sofrendo qualquer tipo de obras, os funcionários que estiverem participando dela precisam ser regularizados e autorizados antes pela empresa prestadora de serviços e registrados pelo Síndico. Assim, facilita o controle do porteiro já que estas pessoas precisam circular com maior frequência pelo prédio.
Por fim, um porteiro que realiza um bom serviço é aquele que mantém uma boa aparência (uniformizado e limpo), que é simpático e prestativo com todos, mas não perde muito tempo com bate-papos que podem distraí-lo do posto e, acima de tudo, um profissional que cumpre com as normas do condomínio e alerta o Síndico e o zelador sobre qualquer atitude suspeita ou irregularidades ocorrida durante seu turno de trabalho.